ChatGPT для бухгалтера: сверка счетов и оплат

Сверку стоит начинать с каждого счёта. В нашем примере выставлено 33 000 ₽, а в банковских строках поступило 40 000 ₽. Казалось бы, денег хватает. Но по одному счёту не хватает 500 ₽, по другому оплаты в наборе вообще нет. Общие плюс 7 000 ₽ складываются из нескольких расхождений и ничего не говорят о том, какой документ закрыт.

ChatGPT можно поручить сопоставление строк, расчёт разниц и подготовку письма с запросом документов. Для маленького набора достаточно вставить две таблицы в бесплатный текстовый чат ChatGPT: платная подписка для такого запроса не нужна.

Если вы уже выбираете Plus для работы, Amber Market — сервис оплаты зарубежных сервисов — помогает оформить месячный ChatGPT Plus на своём аккаунте через менеджера; заказ можно оплатить через СБП. Доступ предоставляется на 30 дней, перед оформлением на аккаунте должен быть Free без активной подписки, а продление возможно после её окончания.

Подготовьте две таблицы

Возьмём условный набор в рублях. В первой таблице — счета, во второй — банковские строки.

Счета

ID счёта	Сумма, ₽
N101	12 000
N102	7 500
N103	9 000
N104	4 500

Банковские строки

ID банковской строки	ID счёта	Сумма, ₽
B1	N101	12 000
B2	N102	7 000
B3	N103	9 000
B4	N103	9 000
B5	N105	3 000

Для этого примера реальные банковские реквизиты и персональные данные не нужны. Нужны суммы и два разных идентификатора: ID счёта связывает таблицы, а ID банковской строки позволяет вернуться к конкретной записи. У B3 и B4 совпали счёт и сумма, но это две отдельные строки.

Понятные названия колонок и одна запись в строке помогают избежать путаницы. Такой способ подготовки таблиц рекомендует и OpenAI в справке по анализу данных. Метод сопоставления и расчёты в ответе затем нужно проверить по исходным данным.

Запрос для сверки

Вместо «проверь оплаты» задайте правило сопоставления и форму результата. Так ответ можно будет сразу превратить в рабочую задачу. Конкретную задачу, контекст и нужный тон также советует указывать OpenAI в рекомендациях по запросам.

Скопируйте запрос вместе с таблицами:

Проведи рабочую сверку счетов и банковских строк. Сопоставляй их только по полю «ID счёта». Все суммы в рублях.

Для каждого ID из таблицы счетов найди все соответствующие банковские строки, сохрани их ID и сложи суммы. Разница = найдено в банке − сумма счёта.

Назначь каждому счёту одно состояние:
1. «Совпало» — банковские строки найдены, их сумма равна сумме счёта.
2. «Недоплата в наборе» — строки найдены, их сумма меньше суммы счёта.
3. «Сумма выше счёта, нужна сверка» — сумма найденных строк больше суммы счёта.
4. «Нет оплаты в наборе» — соответствующих банковских строк нет.

Отдельно выведи состояние 5 — «Платёж без счёта»: перечисли банковские строки, для которых ID счёта отсутствует в таблице счетов. Укажи ID банковской строки, ID счёта и сумму.

Несколько строк по одному счёту сами по себе не означают ошибку. Суммируй их для сверки, но не удаляй отдельную запись из-за совпадения счёта и суммы. Не засчитывай превышение по одному счёту в другой.

Покажи:
- таблицу по счетам: ID счёта, сумма счёта, ID банковских строк, найдено в банке, разница, состояние;
- отдельные платежи без найденного счёта;
- итоги обеих исходных таблиц и разницу между ними;
- список расхождений с ID и конкретными сведениями или документами, которые помогут их уточнить;
- короткое деловое письмо с запросом уточнений.

Не придумывай причины расхождений. Отсутствие строки в наборе не означает, что платёж пропал. Проверь арифметику.

Счета:
ID счёта | Сумма
N101 | 12000
N102 | 7500
N103 | 9000
N104 | 4500

Банковские строки:
ID банковской строки | ID счёта | Сумма
B1 | N101 | 12000
B2 | N102 | 7000
B3 | N103 | 9000
B4 | N103 | 9000
B5 | N105 | 3000

В своей задаче замените обе таблицы. Правила оставьте явными: иначе формально аккуратный ответ может скрыть потерянную строку.

Какой результат должен получиться

Для нашего набора сверка выглядит так. Это образец расчёта на условных данных.

ID счёта	Счёт, ₽	Банковские строки	Найдено в банке, ₽	Разница, ₽	Состояние
N101	12 000	B1	12 000	0	Совпало
N102	7 500	B2	7 000	−500	Недоплата в наборе
N103	9 000	B3, B4	18 000	+9 000	Сумма выше счёта, нужна сверка
N104	4 500	Нет	0	−4 500	Нет оплаты в наборе

Разница считается в одном направлении: найдено в банке − сумма счёта. Поэтому для N102 получаем 7 000 − 7 500 = −500 ₽, а для N104 — 0 − 4 500 = −4 500 ₽. Минус показывает, сколько не хватает до суммы конкретного счёта в переданном наборе.

По N103 остаются обе записи — B3 и B4, по 9 000 ₽ каждая. Всего 18 000 ₽ при счёте на 9 000 ₽. Чтобы решить, как учитывать эти строки, нужны выписка и документы по обеим операциям. Одного совпадения счёта и суммы недостаточно для удаления B4.

Пятая категория находится за пределами таблицы счетов:

Банковская строка	ID счёта	Сумма, ₽	Состояние
B5	N105	3 000	Платёж без счёта

Счёта N105 в перечне нет. Нельзя автоматически направить эти 3 000 ₽ на N104 или на недостающие 500 ₽ по N102.

Счета в сумме дают 33 000 ₽, все банковские строки — 40 000 ₽. Общая разница +7 000 ₽ складывается так:

−500 − 4 500 + 9 000 + 3 000 = +7 000 ₽.

Именно поэтому общего итога мало. У бухгалтера остаются четыре конкретных вопроса, даже когда поступлений больше выставленного.

Если ChatGPT написал «поступило больше выставленного, значит все счета закрыты», отправьте точечную правку:

Исправь вывод «все счета закрыты»: покажи состояние каждого ID отдельно. Учти −500 ₽ по N102, отсутствие оплаты N104 на 4500 ₽ и отдельную строку B5/N105 на 3000 ₽ без счёта. Сохрани обе строки B3 и B4 по N103: их сумма 18000 ₽ при счёте 9000 ₽ требует уточнения. Не переноси превышение на другие счета. Объясни, почему общий плюс 7000 ₽ не закрывает эти расхождения.

С чем идти за уточнениями

После сверки нужен список, по которому другой сотрудник сможет найти документы:

• N102 / B2: в наборе получено 7 000 ₽ при счёте на 7 500 ₽, разница −500 ₽. Запросить сведения об оставшейся сумме и документ на дополнительную оплату, если она была.
• N103 / B3, B4: две строки по 9 000 ₽, вместе 18 000 ₽ при счёте на 9 000 ₽. Сверить обе записи с выпиской, запросить назначение операций и относящиеся к ним документы.
• N104: счёт на 4 500 ₽, банковской строки в наборе нет. Уточнить период выписки и сведения об оплате; если она была, запросить платёжный документ.
• B5 / N105: поступление 3 000 ₽ без счёта в перечне. Запросить соответствующий счёт или уточнить ID, к которому относится платёж.

Здесь у каждого вопроса есть адрес: счёт или банковская строка. Ответ «проверьте документы» не помогает — коллега всё равно будет заново разбирать таблицу.

На основе списка можно подготовить короткое письмо. Перед отправкой замените условные ID на обозначения, понятные получателю.

Добрый день! Просим помочь уточнить расхождения по сверке.

По N102 в нашем наборе отражено 7 000 ₽ при счёте на 7 500 ₽. Уточните, пожалуйста, сведения об оставшихся 500 ₽; если доплата была, направьте платёжный документ.

По N103 отражены B3 и B4 по 9 000 ₽ каждая при счёте на 9 000 ₽. Подтвердите назначение обеих операций и документы, к которым они относятся.

По N104 на 4 500 ₽ оплаты в наборе не нашли. Если счёт оплачен, пришлите подтверждение и дату оплаты. Также нужен счёт или уточнение ID для поступления B5/N105 на 3 000 ₽.

Спасибо!

Для переписки с особыми условиями пригодится отдельная инструкция по деловому письму с ChatGPT. В этой задаче достаточно назвать операции и запросить сведения, которых не хватает для сверки.

Как встроить это в работу бухгалтера

Результат здесь — рабочая сверка представленного набора. Бухгалтер проверяет строки и суммы по выписке и документам, получает уточнения и фиксирует подтверждённый результат в учётной системе.

Если сверка повторяется, её можно перенести в свою книгу. ChatGPT тогда полезно дать формулу и попросить объяснить, какие строки она суммирует и как обрабатывает отсутствие совпадений. Например: «Объясни эту формулу по шагам: по какому ID она ищет банковские строки, учитывает ли несколько поступлений и что вернёт для N104 без оплаты». Как получить и проверить саму формулу, разобрано в инструкции по формулам Excel с ChatGPT.

Экономию времени считайте до результата: сверка проверена, вопросы отправлены, ответы можно связать с конкретными строками. Если после красивой таблицы сотруднику приходится заново искать каждую операцию, задачу для ChatGPT стоит уточнить.